La gestión documental y su importancia para la competitividad en el mercado actual

La gestión documental y su importancia para la competitividad en el mercado actual

Hay una cosa que, teniendo en cuenta cómo es el mercado de competitivo en los momentos en los que nos encontramos, debemos tener siempre presente a la hora de analizar las posibilidades de crecimiento de nuestra entidad. Hablamos de técnicas que puedan contribuir de alguna manera a mejorar la productividad de los trabajadores. Como siempre hemos dicho, la tecnología es la mejor de las aliadas en este punto. Y la gestión documental apoyada por diferentes softwares es realmente importante para conseguir el propósito del que os hemos venido hablando a lo largo de este primer párrafo.

Cada vez más empresas se suman a iniciativas como esta. Y no es para menos. Uno de los principales males de muchos empleados y empleadas de nuestro país es que pierden demasiado tiempo en actividades demasiado rudimentarias como la búsqueda de documentos físicos que no están archivados en bases de datos digitales. Sí. Aunque parezca mentira, todavía son muchas las organizaciones que no han encontrado la posibilidad de conseguir este objetivo. Y la verdad es que ya están siendo muchas las que, al menos, están empezando a interesarse por una cuestión como de la que estamos hablando. Nos parece lógico que así sea.

Un artículo que fue publicado en la página web gestion.org indicaba cuáles son las ventajas de la gestión documental para las empresas de hoy en día:

  • Hay una mayor facilidad de acceso a la información y de recuperación de la misma, algo que nos permitirá ganar tiempo.
  • Hay un mayor uso compartido de la información entre todos los miembros de la empresa.
  • Se produce un ahorro en el gasto de copias y duplicados.
  • Ahorro, por tanto, de tiempo y dinero.
  • Reducción del espacio que usamos para almacenar documentos en papel.
  • Uso racional de los recursos.
  • Mayor seguridad de los documentos de nuestra entidad.
  • En definitiva, se produce una mayor productividad.

Otro artículo, en este caso propiedad de la web RRHH Digital, indica que la cantidad de tiempo que pierden los trabajadores a lo largo del día en buscar información es de 67 minutos, 1 hora y 7 minutos. Teniendo en cuenta que la jornada es de 8 horas durante 5 días a la semana, son más de 5 horas y media a la semana las que perdemos intentando buscar documentos de cualquier tipo. El problema, por cierto, se agrava si la empresa es grande y maneja un gran volumen de información y si, al mismo tiempo, no es una entidad que haya apostado de un modo firme por la digitalización de documentos y su gestión.

La eficiencia es el objetivo que conduce a la rentabilidad en cualquier empresa, con independencia del sector al que se dedique y del tamaño que tenga. Alcanzarla, eso sí, no es tan sencillo como la teoría que os acabamos de mostrar. O no era sencillo hasta ahora. Según un reciente estudio de Gitdoc, hay cada vez más entidades que han encontrado una mayor facilidad para garantizar su eficiencia a través de la apuesta por softwares de gestión documental, que están permitiendo ganar una cantidad de tiempo considerable a los empleados.

Los resultados se están dejando ver y, en la amplia mayoría de los casos, están reportando buenas noticias para las empresas. Eso es lo que convierte a una economía en competitiva y lo que hace de un país cada vez más productivo e importante a nivel internacional. Desde luego, eso es justo lo que le hace falta a España en un momento como en el que nos encontramos. Haciendo nuestras fórmulas como la que acabamos de compartir, desde luego es mucho más fácil conseguir los objetivos nacionales que nos proponemos para salir de las diferentes crisis en las que nos vamos metiendo.

Vamos con desventaja con respecto al extranjero

Es cierto que vamos con cierto retraso en comparación con los países de nuestro entorno. Alemania, el Reino Unido, Francia u Holanda empezaron a trabajar este aspecto desde hace bastante años y siguen siendo las referencias para España en los tiempos que corren. Pero las diferencias se irán reduciendo de forma paulatina de cara a los años que están por venir. A nadie le cabe duda alguna al respecto. A partir de ese momento, estaremos en igual posición para competir con los países de la Unión Europea en este sentido.

Estamos en un momento en el que es importante contar con todos los elementos de los que podamos hacer acopio para competir en un mercado que cada día es un poco más complicado. Desde luego, poco a poco lo vamos consiguiendo y no nos cabe duda de que vamos a terminar siendo una potencia económica de primer nivel dentro del continente y a nivel mundial. Es lo que merece este país y todas y cada una de las personas que forman parte de él.

 

 

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