Durante nuestra jornada laboral debemos terminar con eficiencia más de una tarea diferente. Para lograrlo, sabemos que la clave está en elaborar una lista de cosas por hacer en orden de prioridades, de forma que podamos cumplir con plazos establecidos y dedicar nuestro momento de mayor eficiencia del día a las tareas más importantes para la empresa. Además, esto es lo que hará que trabajemos de una forma ordenada y que no tengamos que quedarnos en interminables horas extras que afecten nuestro tiempo personal fuera de la oficina.
Por eso, es muy importante conocer las diferentes técnicas de priorización que te ayudarán a aprovechar al máximo tu tiempo en la oficina. Sigue leyendo que aquí te ayudamos a lograrlo con la ayuda de Timenet, tecnología al servicio de la medición y registro de la jornada laboral.
¿Qué es priorizar exactamente?
Cuando hablamos de “priorizar”, nos referimos a “hacer de primero, lo primero”, esto a través de un proceso de «evaluar un grupo de elementos y clasificarlos en orden de importancia o urgencia».
Por ejemplo, este proceso se aplica en todas las actividades de nuestro día a día tanto dentro como fuera de la oficina cuando por ejemplo debemos organizar tareas como: llamar a un cliente, responder los correros, terminar el informe de resultados, ir al dentista, pasar por el supermercado, buscar los niños en el colegio, y otras más.
Estrategias para aprender a priorizar
Para tomar la decisión más acertada al organizar esa lista de quehaceres del día, debemos crear una agenda con elecciones muy bien fundamentadas, siempre conscientes de que se trata de una elección flexible que podría modificarse de acuerdo a eventualidades, por ejemplo, cuando debemos interrumpir alguna de nuestras tareas para atender nuevos deberes de carácter urgente.
Aquí, una guía con algunos consejos para aprender a elaborar esta agenda de la forma más organizada y efectiva:
- Armar una lista con todas las tareas
El primer paso hacia la priorización efectiva es la de conocer todas nuestras tareas, incluyendo hasta la tarea más básica. De esta forma, podremos ver el panorama completo y tomar elecciones acertadas en cuanto a la importancia, urgencia, duración y recompensa de cada una de esas tareas.
Recuerda incluir tanto tus tareas profesionales como las personales, desde la presentación para los clientes que debes elaborar, hasta pasar por la tintorería.
- Identificar lo que es importante
Para poder darle la importancia exacta que tiene cada tarea hay que conocer los objetivos para los cuales trabajamos ¿obtener un ascenso? ¿sacar nuestro emprendimiento adelante? De esta forma, podremos identificar como prioritarias las tareas que más cumplan con el logro de dicho objetivo a largo plazo.
Asimismo, es una buena idea, dividir esos objetivos en unos más pequeños, digamos en objetivos a corto plazo. Así tendremos un cronograma de metas a largo plazo, por decir de aquí a un año, y objetivos más cercanos, por ejemplo, mensuales, semanales, diarios…
La idea es sacarle el mejor provecho a nuestro tiempo y poder abarcar todo. Muy contrario a lo que se piensa de que estar ocupado todo el tiempo es sinónimo de progreso. Más bien, ahogarse el día entero en tareas que al final no te llevarán a nada, es una pérdida de tiempo.
- Destacar lo que es urgente
No solo es clave salir de lo más importante, sino también de lo que es urgente. Para esto, debemos procurar incluir en nuestra lista de tareas los plazos en los que debemos entregarlas, de forma que podamos identificar el orden que deben llevar en nuestra lista.
Y en el caso de que algunas de esas tareas no tengan plazos asociados, siempre es importante crear una fecha de entrega nosotros mismos. Esto porque al no tener una fecha limite para el rendimiento de cuentas, nuestro cerebro seguirá postergándolas, incluso si son importantes.
- Priorizar según la importancia y la urgencia
Ya hemos elaborado nuestra lista de tareas en la que se detalla la importancia de cada una y su fecha de entrega, ahora por fin pasaremos a darle un orden dentro de la lista.
Para tal fin, nos basaremos en las enseñanzas del empresario y orador Stephen Covey, en su libro The 7 Habits of Highly Effective People, de 1989, que sugiere que las tareas se deben clasificar (y luego priorizar) según su importancia y urgencia:
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Urgentes e importantes: Refiriéndose a las tareas que deben completarse primero
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Importantes, pero no urgentes: Para estas, se debe marcar un tiempo en el calendario, para hacerlas sin interrupciones
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Urgentes, pero no importantes: Son las que se pueden delegar
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Ni urgentes ni importantes: Quítalas de la lista de tareas pendientes
Otra estrategia para garantizar que se dé prioridad a las tareas importantes, es la metodología de las tareas más importantes (MITI). Según esta, se debe crear una lista separada de solo tres tareas que deben hacerse ese día. Dichas tareas deben elegirse solo de acuerdo a su importancia, y no por su urgencia, siempre pensando qué tareas tendrán el mayor impacto en el resultado final que queremos alcanzar y cuales puedes hacer hoy que te ayuden a alcanzar dicho objetivo.
- Evitar las prioridades que compiten entre sí
Investigaciones demuestran que las personas que ocupan posiciones de poder tienen más probabilidades de dar prioridad a un solo objetivo, mientras que aquellas que ocupan posiciones más bajas deben atender muchas prioridades a la vez.
Así, las personas que tienen que atender muchas tareas a la vez pueden tener ciertos problemas para desempeñarse de forma efectiva, ya que si es verdad que cuando estas tareas son sencillas es fácil de manejar el conjunto, cuando tienen un nivel de dificultad más alto, es más difícil enfocarse en una sola de ellas a la vez.
Para no caer en ello, primero, hay que identificar que podría distraernos de la tarea en cuestión y evitarlas durante la ejecución de la misma. Por ejemplo, si la tarea de prioridad es la extracción de datos para un proyecto, pero también tienes que colocarlos en una presentación para mostrárselos a tu equipo de trabajo, debes priorizar alguna de las dos en la que enfocarte primero, y además evitar distraer tu atención en otras tareas como atender correos electrónicos, o atender alguna otra petición especial.
- Considera el esfuerzo que invertirás en tus tareas
Cuando tenemos demasiado que hacer en el día, lo primero que hacemos es sentirnos abrumados y caer en la procrastinación, y, en consecuencia, perder nuestra productividad.
En estos casos, hay que priorizar nuestras tareas aún más, pero está vez tomando en cuenta aquellas que requieran el menor tiempo y esfuerzo, de forma que podamos salir de ellas rápidamente e ir vaciando esa enorme lista.
Verás que cuando hayas avanzado con varias de ellas, te sentirás menos estresado al ver que ya no tienes tanto que hacer.
- Revisar tu lista constantemente y ser realista
Por mucho que mantengas una lista muy bien fundamentada y organizada, no se puede luchar con que el día tiene sus horas contadas y solo tendrás tiempo de realizar algunas de ellas, además que es imposible escapar de las distracciones y los momentos de ocio que necesitamos para mantener la serenidad mental durante nuestra dura jornada laboral.
Te recomendamos, entonces, no crear falsas expectativas que luego te lleven a la frustración. Recuerda que etas priorizando para hacer las tareas más importantes, y en su ejecución es que estará tu éxito. El objetivo es completar el trabajo que te llevará un paso más cerca de tus metas, que para lo demás habrá tiempo en el camino.
Con respecto a esto, uno de los pasos de la metodología de cinco pasos «Organízate con eficacia» del consultor de productividad, David Allen, llama a realizar una reflexión crítica. Es decir, hay que revisar frecuentemente nuestra lista de tareas y prioridades para «recuperar el control y el enfoque», explica Allen.
Otros consejos rápidos para una priorización efectiva
Por supuesto que crear esta lista de tareas no es nada sencillo, así que para que la misma priorización de tus actividades, no sea una labor de peso más, te damos algunos consejos clave y rápidos para lograrlo:
- Anota todo:Incluye cada mínima tarea, tanto profesional como personal, que debas hacer en el día.
- No pierdas de vista tus objetivos: Anota de primero las tareas que te harán avanzar en el logro de tus objetivos a corto y largo plazo.
- Desglosa tus objetivos: Crea una lista de objetivos y subojetivos.
- Define plazos claros: Define fecha de entrega de todas tareas, incluso de aquellas que creas que no lo necesitan.
- Emplea el método de urgencia contra importancia: Fija un tiempo específico de tu jornada laboral para trabajar en las cosas más relevantes de tu lista y delega o quita todas las demás.
- Crear una lista diaria de MTI: Escribe tres tareas importantes que deban hacerse ese día y en las cuales se basará tu mayor rendimiento.
- Evita las distracciones: Evita restarle tiempo a una tarea importante para atender asuntos recurrentes como contestar correos o atender llamadas.
- Se flexible: Siéntete libre de modificar esa lista y sacar, por ejemplo, las tareas más rápidas y fáciles primero, o ajustarla dependiendo de si hay un cambio importante.
