Los coworking, estos espacios de trabajo de alquiler que permiten a los emprendedores, empresas pequeñas y pymes obtener un espacio de trabajo a su justa medida y por un precio bastante rentable, se han popularizado mucho últimamente por sus muchas ventajas a nivel económico, de espacio, posibilidades de networking y sus múltiples beneficios.
Entre estos beneficios está el uso de nuevas tecnologías para la mejora de los puestos de trabajo que en ellos se desarrollan, y no solo hablamos del uso de Wifi, oficinas virtuales y dispositivos inteligentes, sino también de softwares aplicados a los negocios, redes sociales y otras novedades. Acompañamos a descubrir cuales son de la mano de unos expertos, el equipo del coworking Mitre 126, workspace.
¿Por qué son importantes las tecnologías dentro de un coworking?
Hoy en día el mundo del trabajo a remoto está ganando cada vez más espacios, sobre todo después de la pandemia en donde se descubrieron las muchas ventajas de trabajar desde casa y se han seguido aplicando como el modelo por excelencia de nuestros tiempos.
A raíz de ello, se ha dado otra tendencia, la demanda de espacios de coworking. Y si es verdad que la idea es no tener que moverte de tu casa a una oficina, pero muchas veces esto es lo más productivo que hacer, sobre todo si tenemos ciertas distracciones en casa o si necesitamos acceso a otras funcionalidades con las que no contamos en un hogar convencional.
Así, estos espacios han ido incluyendo tecnologías que les permita satisfacer esta demanda por parte de los trabajadores, por ejemplo, invirtiendo en la automatización de procesos, en inteligencia artificial, plataformas de oficina digital, la implementación del trabajo híbrido, etc.
Así, se han desarrollado espacios que entre sus beneficios incluyen:
- El ahorro de costes al poder arrendar un espacio de trabajo a un precio más barato, muy beneficios sobre todo para los que están comenzando su actividad laboral.
- Flexibilidad de duración y cuotas a la hora de firmar los contratos, lo que permite que los paquetes se adapten a las diferentes realidades de cada empresa y modificarlo a medida que estas necesidades vaya cambiando.
- Posibilidades de networking con otras empresas y trabajadores que se desarrollan en los mismos espacios.
- Flexibilidad de horarios de entrada y salida como si fuera tu propia casa.
Pero además, también ofrecen beneficios a nivel digital, gracias a la nuevas tecnologías que hemos venido mencionado.
El equipo de Mitre 126 nos comenta algunas de ellas a continuación:
Software para administrar un coworking
Lo primero es la administración adecuada de todos los espacios de coworking para poder ofrecer todo tipo de ventajas, no solo las digitales sino también las más mínimas condiciones de trabajo y comodidad como lo son un escritorio siempre disponible, el acceso a internet y otras amenidades propias de estos espacios.
Para ello, los coworking deben valerse de un software de administración que le permita digitalizar y optimizar todas as tareas de administración diaria.
Se trata de herramientas que agilizan todos los trámites. Permiten al coworker reservar su espacio de trabajo para un día y una hora determinada, u otros espacios como una sala de reuniones, por mencionar algunas de las tantas tareas que automatizan.
Muchos de estos sistemas utilizan también a a la Inteligencia Artificial (IA) a su favor, por ejemplo, para predecir el comportamiento del usuario y facilitarle las tareas. Esto quiere decir que si un profesional suele reservar la sala de reuniones todos los primeros lunes del mes, el sistema puede mandarle un recordatorio a medida que se acerca la fecha o hacer un prerreserva en previsión de que ese usuario vaya a necesitar la sala.
Este tipo de facilidades sirve para una buena gestión de los espacios y horarios disponibles, evitar los choques entre clientes, una buena gestión de las llaves y tarjetas físicas, y otras.
Implantación de los asistentes de voz
¿Qué seriamos hoy sin nuestras fieles Siri y Alexa? Y es que la ayuda de estas fieles asistentes de voz no ons han de faltar nunca, mucho menso en nuestras áreas de trabajo y así lo saben los sitios de coworking.
En las zonas de trabajo ayudan a los profesionales en la búsqueda de información y datos, haciendo que el acceso sea mucho más sencillo y rápido. Mientras que en las zonas de descanso tienen un uso más lúdico y pueden ayudar a los profesionales a relajarse escuchando su música favorita o poniéndoles al día sobre las últimas noticias.
Redes sociales propias
Cuando hablamos de las redes sociales, nos referimosa las del coworking en sí. Estas pasan a funcionar como una comunidad digital que permite que todas las personas que forman parte del coworking se conozcan y se relacionen con todo el mundo, sobre todo porque aunque los espacios de coworking suelen ser un excelente punto para establecer conexiones laborales, es muy difícil que con tantos empleados y en tan diferentes horarios, todos coincidan, a menos que tengan un área digital que no les de excusa para ello.
Así, estas redes son perfectas para agilizar las gestiones de reservas de puestos de trabajo, para ayudar a los coworkers a hacer su trabajo y a descansar, e incluso para mejorar las comunicaciones y las relaciones interpersonales.
El aporte de un software de RRHH frente a la tendencia del coworking
Por supuesto, la diferentes empresas que envían a sus empleados a trabajar desde casa, o desde un coworking si así lo desean, necesita una vía para administrar a su personal a distancia, ya que de eso seguirá dependiendo la buena gestión de los recursos humanos de una empresa y por lo tanto de su desempeño y resultados.
Para ello, hoy en día ya existen, y de hecho están siendo muy usados, los programa de gestión de recursos humanos que permiten que los empleados trabajen desde donde sea, pero que siempre se manutengan conectados, comunicados y cuenten con todo lo que necesiten de parte de su empresa para realizar su trabajo. Incluso, estos permiten controlar los tiempos de trabajo, las horas extras, y hasta las evaluaciones por parte de los supervisores de equipo.
La mayoría de estos programas trabajan desde la nube, almacenando toda la información necesaria en ella y permitiendo el acceso libre y fácil de todo el personal desde donde sea y cuando sea, siempre que cuente con los permisos necesarios y una conexión a internet.
Estos softwares representan beneficios para los lideres como:
- Ser capaz de mantener la información de tus colaboradores ordenada y estructurada
- Visualizar la estructura organizacional con el organigrama dinámico
- Gestionar los objetivos con notificaciones automatizadas
- Generar planes de acción.
- Ordenar y centralizar los descriptores de cargo y competencias
- Generar acciones de creación y actualización masiva de datos
- Aprovechar la comunicación interna y recibir notificaciones actualizadas.
Pero también ofrece múltiples beneficios ara los trabajadores:
- Acceso a la información de la empresa desde cualquier dispositivo.
- Solicitudes online tanto de vacaciones y días administrativos, como de permisos con o sin goce de sueldo.
- Acceso para agregar o editar su información y revisar los organigramas de los equipos que conforman la organización.
E incluso, se pueden gozar de beneficios para toda la organización en conjunto como:
- Generar y gestionar los distintos tipos de documentos laborales con la carpeta digital del colaborador
- Configurar los campos requeridos y hacer seguimiento de cambios en los documentos, lo que, a su vez, permite mayor transparencia y seguridad en los distintos procesos que s llevan a cabo en la empresa.
- Firmar documentos electrónicamente, además de verificar la validez del documento con un código QR para mayor seguridad, enviar los documentos automáticamente y recibir notificaciones de vencimiento.
Hoffice
Diversos estudios sobre el home office después de la pandemia, como The New Habitat 23-24, realizado por APE Grupo y Futurea –con la colaboración de World Design Capital Valencia 2022, Casa Decor y el CDICV–, demuestran que el coronavirus ha influido en el diseño de los diferentes espacios que habitamos, incluyendo, por supuesto, el del trabajo, y destaca la flexibilidad como uno de los aspectos más importantes dentro de ellos.
Así, hace referencia a las hoffice, que no es más que combinar la oficina con un lugar para vivir, creando espacios que favorezcan la conciliación familiar y promuevan la salud, con sillas o elevadores de monitor mucho más estéticos para responder a las necesidades del hogar y de la oficina.
De esta forma, los coworking también ofrecen ciertos servicios a los que los sus usuarios pueden acceder desde casa, de forma que puedan variar entre trabajar algunos días desde la comodidad del hogar y solo asistir unos días determinados de la semana o en un horario determinado, todo esto teniendo una perfecta sincronización con su trabajo, sus archivos, documentos importantes, reuniones y demás.
Igualmente les permite gestionar su actividad dentro del coworking, como la reserva de espacios, al asistencia a eventos, las reuniones de networking y otras tareas desde la comodidad el hogar y de forma digital de una manera muy sencilla e inmediata.
